返信率が高い効果的なスカウトメールの書き方とは?例文とともに詳しく解説

大量のメールを送っている画像

採用活動において、企業から積極的にアプローチできる代表的な方法であるスカウトメール。
多くの企業からアプローチを受ける候補者に対して、どのような文面を送れば興味を持ってもらえるか、送った文章が効果があるのかなど、悩む採用担当者は多いのではないでしょうか。

この記事では、スカウトメールを送る上で知っておくべき基礎知識から、より効果を出すために必要なポイントまで、実際に使える例文を交えて解説していきます。

スカウトメールの効果を最大限に高めたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

スカウトメールとは

スカウトメールとは、候補者の経歴やスキルから企業担当者やエージェントが直接メールを送り採用アプローチができる方法です。
採用活動において、人材プールを形成するための母集団獲得方法の中でも利用率が高くかつ効果のあるものです。

より効果の高いスカウトメールを送るために、有効性と効果を引き出す方法を紹介していきます。

なぜスカウトメールが有効なのか

厚生労働省による、一般職業紹介状況の有効求人倍率では2014年以降1倍以上を推移しており、人材不足による採用が難しい状況が続いています。
また、Z世代を始めネットに多くの情報が溢れる中で、知名度の高い大企業や勢いのあるベンチャー企業以外はなかなか、自社の認知をしてもらうことが難しい状況になっています。

そこで、自社の認知を高め、興味を持ってもらうためのツールとして、スカウトメールが有効になるのです。スカウトメールは特定のターゲットに対して狙った情報を届けることで、、自社を認知してもらい、自社の人材プールに止める手段といえるでしょう。

参考:https://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000212893_00052.html

スカウトメールが特に大きな効果を発揮するケース

スカウトメールが大きな効果を発揮するケースとして代表的なものは

  • 専門性が高く、求人倍率が高い職種
  • 市場の認知度の低い新しい職種
  • 急募で採用したい職種
  • 自社のイメージから連想されにくい職種

です。

専門性が高く、求人倍率が高い職種では、特定の求人企業に応募が集まりがちなため、自らアプローチしていくことで応募へとつながりやすい傾向にあります。

また、市場にない新しい職種の募集の場合、就職希望者がその職種をキャリアとして考えていないため、企業から積極的にスカウトすることで、新しいキャリアに気付かせることができる可能性があります。

急募の場合のスカウトは短期間で多くのユーザーと接点を持つためにも積極的にスカウトを使うと良いでしょう。興味をもってもらうきっかけを多く作り、効率よく高い成果が見込めます。

そして

スカウトメールの種類を使い分ける

スカウトメールを送信する上で、”送り方”は開封率や返信率を左右する非常に重要な選択肢の一つです。

代表的な送信方法としては

  • 一斉送信型
  • 応募促進型
  • ヘッドハンティング型

の3つがあり、それぞれ期待する効果に応じて使い分ける必要があります。

送付方法の特徴を十分に理解し、自社の採用フェーズに合わせた最適な送り方をとることで、期待した効果を得ることができるといえます。

それぞれの特徴と送り方をみていきましょう。

全員一斉送信

全員一斉送信は、自社の求める採用条件に合致している特定の人材に対して、一斉にメール送信するやり方で、媒体によってはオープンオファーという名称で扱われています。
特定のターゲットに狙い撃つのではなく、広い範囲に対して、多くのアプローチを行い、一人でも多くの候補者を集めたい時に使用する方法です。

採用条件に合致する人材に自社の情報を届けることができるというメリットがある一方で、差別化がしづらく、開封率が高くないというデメリットもあります。
手間をかけずに露出を増やし、興味を持ってくれる候補者を集めたい時に使用することがオススメです。

応募促進型

応募促進型は自社の採用要件と100%合致していないが、面接や選考を通して可能性を探りたい人材に対して、メール送信するスカウトの手法です。
いわゆる、一斉送信と同じように特定の母集団に対して、一括で送信することが多い方法ですが、短期間で自社の求人をアピールすることで、採用担当も気付かなかった人材に出会う可能性を広げるメリットがあります。

しかし、アプローチ範囲が広すぎるため、広告的な側面が強いことへの理解は必要です。
大量採用など採用活動に力を入れている際は応募促進型を選ぶと良いでしょう。

ヘッドハンティング型

プライベートオファーとも呼ばれるヘッドハンティング型は、登録情報だけで面接したいと思える、即戦力人材をスカウトする際に使用する方法です。

媒体上の情報はもちろん、候補者に関して収集できる情報を総合的に判断し、書類選考を免除し、面接を行いたい場合に用いることで効果を発揮します。
候補者の情報を吟味するため、時間がかかるという点を除けば、企業の熱意が伝わり、より採用したいと思える人材を集めることができるスカウトです。
この人材にはぜひ、来てもらいたいと思えた際は、積極的にヘッドハンティング型でスカウトメールを送信していきましょう。

返信率が高いスカウトメールを作成するコツ

スカウトメールを送る際、指標となる返信率。
いかに開封してもらい、メールの返信をもらうかは採用担当者が頭を悩ます課題です。

ここではターゲットの選定から、件名や本文の作り方まで返信率を高めるコツを紹介していきます。

スカウトメールを送信するターゲットを絞る

スカウトメールを作成する前に、「誰に送るか」というターゲットを絞りましょう。

闇雲に文面を書いたり、メールを送っても、候補者が共感する内容にならず、返信されることはほとんどありません。
そこで、自社に適した人材に対して採用活動をアピールする事を念頭にターゲット層を決めましょう。
例えば「大学院卒、理系、東京在住」など大まかなターゲティングでもOKです。
ターゲットの想定を細かくする事で、「候補者が望むもの」「興味を持つキーワード」のあたりがつきやすくなり、実際に文面を書く際により有効なスカウトメールを作ることが可能です。

件名を工夫して特別感を出す

メール本文を開く前に必ず目にする件名。
候補者が受信するメールボックスには他社からスカウトメールも届いていることがほとんであり、その中でも自社のメールに興味を持って開封に至ってもらう必要があります。

媒体によって記載できる文字数は異なりますが、

  • 概ね20文字程度にまとめる
  • 一番伝えたい重要な情報や魅力を先に書く
  • 候補者の名前など「自分宛」だと思わせる情報を入れる
  • 特別感を伝える

を意識し、パッと見て目を引く、インパクトのある件名を書くようにしましょう。

伝えたい情報やキーワードをしっかりと決め、読み込んだ経歴書の情報を組み合わせて開いてもらえる件名を目指していくと成果につながっていくといえます。

相手に合わせた内容にする

スカウトメールの返信率を上げるためには、候補者に「自分だけの特別な連絡」だと思わせることが重要です。
そのため、相手に合わせた内容を書くように意識していきましょう。

最もシンプルで効果が期待できるのは候補者の名前を書くことです。
定型文ではなく、文中に入れるなど工夫しましょう。
また、候補者に対して良い印象を持ってもらうためには、「なぜ今回のスカウトを送ったのか」「どの経歴に惹かれたのか」といったスカウトメールを送った理由と、入社した際には「どう活躍できるか」まで記載することで興味を持ってもらうことが可能です。

簡潔にわかりやすく、特別であることを記載していきましょう。

会社紹介は分かりやすく簡潔に伝える

スカウトメールを書く際に、自社の魅力を伝えようと熱のこもった文章を長々と書いてしまうのはNGです。
せっかくの興味関心も、長々と書かれた文章を前にしてしまうと読む気を失わせてしまいます。
要点をまとめ、わかりやすい文章を書きましょう。

スカウトメールでは、伝えることも多くなっていくため、会社紹介は給与・休日・待遇などの条件、社風など、最低限知ってもらいたい条件や魅力をコンパクトにまとめながら、簡潔な文章を書く事を意識していきましょう。

次にやってほしいことを本文中に書く

スカウトメールを作成する上で忘れてはならないポイントは候補者にやってほしいこと、つまり、次のアクションを依頼することです。

多くの候補者は多くのスカウトの対応や就職活動で慌ただしくしていることもあり、メッセージを読んだ後、どうするかを考え、そのまま放置してしまうことも十分にあり得ます。
そのため、せっかく開封してもらったメッセージを無駄にしないためにも「『応募したい』という旨だけ記載しご返信ください」や「テンプレートを使って返信してください」など、次にやってほしい事を依頼する事を忘れずに書きましょう。
自社をいいなと思ってもらえたら、次のアクションは考えずにすぐに行動してもらえるような仕掛けが、返信率に大きく関わります。

スカウトメールの有効性を上げるコツ

スカウトメールをより有効にしていくためには、相手の状況に合わせた送信タイミングを選ぶことも一つのコツです。
候補者のステータスを確認した上で、いつ、どのタイミングで送ることが良いのか、解説していきます。

相手がアクティブであることを確認して送る

スカウトメールを送る前に、候補者がアクティブか確認することは有効性を高める基本的なコツです。
求人媒体に応じて、ステータス表記はまちまちですが、「最終ログインから日数が経過していない」「履歴書/職務経歴書を更新した」などユーザーがサイトにログインし活動している事を確認して、アプローチしていきましょう。

また、「新規登録」は見逃さないことも重要です。新規登録者は就職活動に対する意欲が高いだけでなく、まだ、企業のアプローチが少ない状態です。
送信したスカウトメールが目につきやすく、多くの企業の話を聞いてみたいという心理状態を捉え、速やかにスカウトメールを送るようにしていきましょう。

スカウトメールを送る日時に気を配る

スカウトメールは受信者の仕事や私生活のサイクルに応じて、開封されるタイミングや返信してくれるタイミングなどに大きな影響を与えます。
曜日に関しては媒体ごとの特性に左右されることもありますが、比較的火曜〜木曜の開封率が高いといわれており、メールマーケティングの観点でいうと、情報を伝えるメールは週の前半に、アクションをしてもらうメールは週の後半に送ると良いといわれています。

一方で、送信時間の目安は、朝の通勤時間8時〜9時、お昼休みの時間12時〜14時、帰宅時間の17時〜19時が狙い目です。
移動中や隙間時間にメールを確認するユーザーは非常に多いため、自社が採用する人材の行動パターンを鑑みて日時を決めて送信するとよいでしょう。

無視されやすいスカウトメールの特徴

スカウトメールは手間をかけ、しっかりと戦略を立てれば採用活動を促進します。
しかし、一歩間違えれば無視されやすい状態を作るなど落とし穴も多く存在します。

ここでは、人事担当者が送ってしまいがちなNGメールのパターンを紹介していきます。

明らかに一斉送信のスカウトメール

候補者は多くのアプローチを受けており、タイトルや内容が不明確で分かりづらい文章や自分に何を伝えたいのか不鮮明なメールは対応してもらえません。
また、【急募!】や【大量採用!】【要返信!】などのワードを強調したスカウトメールは、離職率が高く、誰でもいいから採用したい、ブラック企業ではないかと疑われる可能性があるため、注意が必要です。
テンプレートの使い回しや、「〇〇」や「××」といった記号の消し忘れにも充分注意し、誤解の与えないメール作成をしましょう。

返信しづらい文言が含まれている

いい印象を与えよう、自社の状況を理解してもらおうとするあまり、返信をためらうような文言を入れてしまうのもスカウトメールが無視されてしまう要素の一つです。
代表的な失敗例としてはビックワードを使うこと。

例えば、抽象度の高い言葉「風通しがよく」「若手が大活躍しており」「全員経営」など、どの会社にも当てはまり、判断がつかない表現は避けましょう。
なお、特徴として伝えたい際は、具体的な文言を添えましょう。

また、「急務」や「人が足りず」など、候補者にメリットがなく、人が抜けやすい印象を与えるネガティブワードも避けるようにしましょう。

採用は相互のマッチングから始まります。互いのメリットを意識した言葉を選んでいきましょう。

効果的なスカウトメールの例文を紹介

スカウトメールの基本の書き方は、誰に送るのか、何を伝えるのか、どのように魅せるのかを考えて

  1. 相手の名前を明確に
  2. 経歴を読んでいる事を伝え
  3. 特別な連絡である事を踏まえ
  4. 会社の情報を簡潔に、条件は具体的に
  5. 次のアクションを明記する

ことをあらためて意識しましょう。

ポイントを抑えた総合職向けの例文を紹介します。

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総合職向け

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例文のように、相手のことを理解して文面を作成していることが伝わるか、自身で作る際も意識しましょう。
また、相手の名前を記載し、研究内容やスキルにも触れて「個別感」を出し、定型文のような印象を無くしましょう。

忘れてはならない要素は、自社の事業に対してどのように活躍してほしいのかということ。
相手の立場になって「会いたい」や「応募して欲しい」ということが伝わるか確認し、より良いスカウトを作成していきましょう。

まとめ

採用を成功させるために欠かせないスカウトメールの有効活用は人事担当の重要なミッションの一つです。

本記事では

  • スカウトメール有効性
  • 送信方法の種類と特性
  • 有効性を高めるポイント
  • 送る際のNGポイント
  • 効果的な例文

を紹介していきました。

自社の採用戦略に応じた戦略を用いて、より最適な手法でスカウトメールを送っていけるようにしていきましょう。