採用活動を成功させるポイントとは？具体的な進め方や今後のトレンドを解説

採用活動を始めるにあたって、不安を抱えている採用担当者も多いのではないでしょうか。採用担当であれば誰しも「これから行う自社の採用活動を成功させたい」と思っているはずです。採用活動を成功させるためにはそもそもの採用目的と要件、そしてゴールを明確にする必要があります。この記事では採用活動を成功させるためのポイントや採用活動の新しいトレンドについて順を追って紹介していきます。

なぜ採用活動を行うのか

採用活動を始める際に見落としがちなことは「なぜ採用活動をするか」という目的意識です。なぜ採用活動を行い、どういった成果を上げたいのかを理解して進めることが採用活動を成功に導きます。採用活動の細かな目的は会社によって異なりますが、多くの企業に共通する目的は、設定した事業計画と経営戦略を実現するために「不足している、もしくは不足されると予想される人材を補う」ということです。そして、新しい人材を獲得することによって「企業や組織を活性化させるため」です。採用活動とはただ単に不足する人材を補うだけではなく「企業を成長・発展させるため」という重要な目的を担っていることを理解し取り掛かることが重要です。

採用活動の進め方は？6つのステップで解説

採用活動の目的がはっきりしたところで具体的に採用活動をどのように進めていけば良いのでしょうか。採用活動には貴重な予算や人員を投入するので、出来るだけ効果的な採用活動を行いたいと考えるはずです。採用活動をスムーズにするために必要な６つのステップを理解して着実に進め、それぞれのポイントについて解説していきます。

採用計画を立てる

採用活動を行う最初のステップとして、まずは明確な採用計画を立てる必要があります。採用計画とは人材を効果的に採用/異動/配置するための計画のことです。採用計画は経営計画や経営戦略に大きな影響を与えます。採用担当者は会社で行う事業の発展、目標を達成するために

いつまでに採用すればいいのか
どのような経験を持った人必要なのか
何名採用する必要があるのか

など明確にすることが必要となってきます。

採用したい人材のポジションやタイミングに応じて、求める経験やスキルなどをしっかりと言語化し、適切な入社タイミングを考えた上で計画を立てておくことが大切です。

志望者を集める広報活動を行う

採用計画で採用人数や人物像が決まったら、次は志望者集めるために広報活動を行います。広報活動として挙げられる方法は

・スカウト

・エージェント

・自社のWebサイトなどへの掲載

・求人サイトへの掲載

・採用イベントへの出展

・ダイレクトリクルーティングサービスの利用

・インターンシップの実施

・会社説明会の開催

などが代表的なものとして挙げられます。

自社の採用スケジュールや採用体制、求める人材に合わせて合うものを選択していくとよいでしょう。また目的別にメリットなどを考えて選択していくことも大切です。例えば求人サイトへの掲載では幅広い志望者の目に留まるというメリットがあります。また、インターンシップや会社説明会の開催では募集職種や仕事内容といったものだけではなく、自社の魅力や経営理念も伝えることができるというメリットがあります。計画に応じたメリットある方法を行なっていきましょう。

選考

選考で大事なことはその応募者が自社にとって適切な人材かどうかという視点を持つことです。例えば経験豊富で優秀な人材が応募者にいたとしても、自社の求める人材とミスマッチを起こしていては、採用されて入社したとしても早期離職の可能性が出てきたりします。そうなれば双方にとって不利益になる可能性もあります。また選考方法としては

点数や傾向などの一定の定量的な基準を設けて見極める

・書類審査

・適性検査

・筆記試験

といった方法と

相性や人柄、ビジョンや社風と会うかを定性的に見極める

・グループディスカッション

・面接

など様々な方法があります。

一つの選考方法では偏りが出るため、定量的な基準と定性的な基準を組み合わせた、自社の採用のための評価基準や選考方法を事前に決めておくことが大切です。

内定者が入社するまでフォローする

無事に内定者が決まったとしてもそこで終わりではありません。内定通知から入社までは期間が空くことが多く、期間内に内定辞退者が発生する可能性があります。辞退者を防ぐため、また内定者にモチベーションを保ってもらうためには入社までに内定者をフォローすることも必要となります。内定者フォローの例としては

・入社までに定期的に面談の機会を設ける

・入社前研修の実施

・社員や同期とコミュニケーションを取れる機会・ツールを設ける

などが挙げられます。いずれの方法も最低ひと月に一回は行い、面談やイベントがなくとも、何らかの形で毎週コミュニケーションは行うなど、疎遠にならないようにしていきましょう。

内定者に無事に入社してもらえるように、そして入社後スムーズに組織や業務に慣れてもらうために内定者をフォローすることは大切です。

採用活動で出た課題を分析して改善する

これまでのステップで採用計画の策定から内定者フォローまでの一連の流れが出来ました。しかし採用活動を行った後はそのままにするのではなく、改善点がないかを分析をし、次の採用活動に活かすことが大切です。

例えば応募者が思うように集まらなかった場合、募集方法を分析し見直しを行い採用のターゲットに出会うためにはどうすれば良いのか考える必要があります。そもそも採用のターゲットに届いていないということも考えられます。その場合は広報活動のチャンネルや文章を変えたりすることが必要です。また応募人数はいるものの面接を通過する人数が少なかったのであれば、面接基準は適切であったのか見直す必要があります。採用活動は採って終わりではなく、次に活かす分析も重要になります。

会社に定着してもらうために入社後もフォロー

採用担当としては、人材が入社して終わりというわけではありません。入社後、会社に定着してもらうことも重要です。実は、社員の定着について課題を抱えている企業は少なくはありません。定着率を高めるためには、定期的に面談の機会を設けるなど、人材とコミュニケーションを積極的に取ることが必要です。入社した人がどんな悩みや不安を感じているのかを話し合い、解消できる機会を与えるなどのフォローしましょう。また離職を防ぐために、定着の度合いに応じて必要な研修を行うなど人材育成のためのフォローも必要です。定着率を高める方法は数多くありますが、大切なことは「入社前のイメージとのギャップ」を減らしていくことです。選考から関わってきた担当者であればより力を発揮して改善に取り組めるということを理解しておきましょう。

採用活動の進め方は？6つのステップで解説

採用担当者にとって採用活動を成功に導くことは重要なことです。

採用活動を成功に導くためには具体的にどのようなことをすればよいのでしょうか。

・事業計画とすり合わせする

・求める人材を明確化する

・採用活動を行う社内体制を万全にする

という3つのポイントから解説していきます。

事業計画とすり合わせする

事業計画とは会社の事業の目標を実現するための具体的な行動を示し、会社を発展させていくための重要な計画です。この事業計画を達成するために必要な人材を確保するわけですから、採用基準などを決める際には事業計画を理解することが第一であると言えます。

経歴や保有資格などからいくら優秀な人材が入社したとしても、自社の事業計画からずれた能力や経歴の持ち主が採用された場合、最終的には求めていた人材ではなかったとして採用のミスマッチを起こす可能性が高くなります。採用活動をする際にはその都度、事業計画とすり合わせを行い、採用のミスマッチを防ぐように心がけましょう。　

求める人材を明確化する

採用活動をする際にまず重要なことは、「自社の求める人材を明確化」することです。なぜならば、先にも述べたように優秀な人材を確保することが重要なことではなく会社の求める人材を確保することが大切だからです。自社の求める人材を明確化するためには具体的に

・会社の事業計画

・現在の組織体制

・今後必要になる人材、組織編成

・必要な人材はどのような能力や考えを持った人が良いのか

などの項目を基準に考えてみると良いでしょう。求める人材を明確化しておくことで採用基準が明確になります。そして採用基準が明確になることで会社の求める人材を採用することに繋がり、採用のミスマッチを防ぐこともできます。

採用活動を行う社内体制を万全にする

採用活動を行う際、各部署との連携を強化し社内体制を整えましょう。会社説明の際、現場の担当が説明した方が内容が伝わりやすくなります。現場社員として、各部署の責任者や若手社員が選考官として同席することが多いと思いますが、その際、説明会担当や面接官としての心構え、候補者からの見られ方など、会社の顔としてふさわしい人物であるために注意すべき点を伝えましょう。特に、面接を行う面接官は自社に最適な人材を採用するために重要な役割を担っており、しっかりと協力することが大切です。また、採用した人材が成長するには入社前後のフォローや研修、体制の構築も必要となるため、社員がが新人を受け入れやすいような雰囲気を作ることも意識しましょう。

採用活動の新しいトレンド

近年の採用活動については社会情勢の変化や就活ルールの廃止など様々な変化が起こっています。2021年の採用活動においてはどのようなトレンドがあるのでしょうか。

・通年採用

・オンラインツールの活用

という2つの活用方法について新しいトレンドを見ていきます。

通年採用

これまで、経団連が定めてきた新卒採用の時期が撤廃され、年間を通して採用活動をする「通年採用」も増えています。通年採用とは期間を限定せず年間を通して採用を行う取り組みのことです。この採用方法では企業が採用スケジュールを自由に決めることができます。

また、留学生や海外の大学生、第二新卒や中途などの既卒生、企業によって採用活動の対象が柔軟に選択できるなど、幅広い人材を対象にすることができます。

日本では新卒生に関しては採用活動が学業の妨げにならないように就活ルールを設けて制限がかけられていたため、採用スケジュールが決まっている一括採用を行う企業が大多数でした。しかし就活ルールの廃止など企業や学生を取り巻く状況の変化により新卒採用についても通年採用へ移行する動きがみられます。

オンラインの活用

近年の社会状況の変化に伴い、顔を合わせて選考をするのではく、「オンラインの活用」に取り組む企業が増えてきています。これは、いわゆるビデオチャットツールや配信ツールを活用し、選考過程をリモート環境で行うことです。

従来の選考方法と比べると時間の有効活用や会場を抑えるコストを抑制していくなどメリットの多い方法といえます。特に、選考の序盤である説明会や一次面接などで取り入れることで、多くの候補者にアプローチしやすく、人事担当者の負担も軽減できるなど多くのメリットがあります。オンラインツールは日々改善され、新たなツールも生まれているので、今後ますますオンライン採用を取り入れる企業が増えていくと予想されます。自社にあったコストとタイミングで導入をしていくと良いでしょう。

またオンライン説明会に慣れていない企業には、オンライン合同説明会などから流れや雰囲気を掴むのもオススメです。