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リファレンスチェックとは?実施する目的やメリット、やり方とともに注意すべき点を解説

近年、転職する人口だけでなく、1人あたりの転職回数も増加してきています。また副業やフリーランスなど、働き方の多様化が起こっており、採用時に本当に自社にあった人材かを判断する難易度は上がっています。

その中で自社の採用目的に合った優秀な人材を獲得し、採用後も定着してもらうために重要なものが本人以外の視点から見た評価や情報です。

この採用時に不足している情報を得るために行われる「リファレンスチェック」が近年注目されています。リファレンスチェックとは何でしょうか。
実施する目的やメリット、注意点などを紹介します。

リファレンスチェックとは

「リファレンスチェック」とは、中途採用を行う際に行われる身元照会のことで、応募者や採用予定者、内定候補者の過去の勤務状況や業務実績、人物像などを前職の上司など関係者に問い合わせることです。

外資系企業では一般的に行われており、日本企業においても採用する企業が増えつつあります。リファレンスチェックと似たような意味で使用される言葉に「前職調査」があります。

前職調査とは、中途採用の応募者が提出した応募書類や面接の時に得た情報の裏付けを行うための調査です。

リファレンスチェックで確認されることは主に業務実績や人物像であるのに対し、前職調査は主に経歴詐称や金銭トラブルがないかどうかを確認する調査であり、両者の調査の目的は異なります。

リファレンスチェックを行う目的

企業がリファレンスチェックを行う目的は3つあります。

・書類や面接ではわからない情報が確認できる

・採用のミスマッチを防ぐことができる

・職歴や経歴に虚偽がないか確認できる

です。

リファレンスチェックにより求職者の実績やスキルだけではなく、前の職場でどう働いていたのか、仕事に関する価値観や姿勢、人物像などを第三者からの情報で知ることができます。これにより、仮に、応募書類で求職者本人が記載した内容に転職を成功させるためにの虚偽の職歴や経歴を書いていたり、実績やスキルの誇張表記をしていた際のリスクを減らし、応募書類に書かれていない情報や面接では確認できなかった情報などを知ることができます。リファレンスチェックを用いない場合、企業は応募書類や面接の場などから得られる限られた情報で求職者について判断しなければなりません。しかし、リファレンスチェックを行うことで客観的な情報のもと、自社に適した人材であるか判断することに役立ちます。このことは採用後のミスマッチを防ぐことに繋がるといえるでしょう。

リファレンスチェックにより企業が得るメリット

リファレンスチェックは本人以外から情報を得ることにより企業がさまざまなメリットを得ることができます。その中でも代表的な

・早期退職を防げる

・入社後の人材マネジメントに活用できる

・客観的な視点で選考できる

という3つの要素について解説していきます。

早期退職を防げる

リファレンスチェックでは、前職で一緒に働いていた第三者からの評価を聞くことができますので、求職者がどのような勤務態度で働いていたのかなどの働きぶりや人物像について確認することができます。

また、本人の口から語られる離職理由との乖離も確認できますので、実際に自社の社風に合うか、求めるスキルや人物像と一致しているかを判断することができ、採用のミスマッチの可能性が低くなります。

結果として、求めるものが合致していれば入社後の早期退職を防ぐことができるというわけです。

入社後の人材マネジメントに活用できる

リファレンスチェックは当時の働きぶりや、どんなことにモチベーションを左右されるかを知るきっかけになりますので、入社後の人材マネジメントへも活用することができます。

求職者の強みとなるスキルや不足しているスキル、性格や価値観、コミュニケーションの取り方など多くの情報を集めることで、前職では活かしきれなかった求職者の力を発揮するポイントを抑えることができます。

この情報は入社後の配属を決める際や、採用者が活躍しやすい環境を用意することができるといったメリットがあります。

客観的な視点で選考できる

リファレンスチェックの特徴は、求職者本人ではなく、求職者の周りで働いていた第三者に話を聞くことになるということです。

そのため、客観的な意見や情報が得られ、採用選考の際により公平な視点で選考できるというメリットがあります。

応募書類や面接などの選考において得られる情報は、求職者による主観的な情報です。主観的な情報も客観的に見れば違う解釈になることもあります。

また、求職者が誇張して話をしていないか確かめることで、評価すべき情報とそうで無い情報を切り分けできるようになります。

リファレンスチェックのやり方は2パターンあり

リファレンスチェックのやり方としては2つのパターンがあります。

1つは、求職者がリファレンス先を紹介する場合です。もう1つは採用を検討している企業がリファレンス先を探す場合です。それぞれのやり方について紹介していきます。

求職者がリファレンス先を紹介する場合

求職者がリファレンス先を紹介する場合、まずは求職者にリファレンスチェックの実施の意向と目的を説明しましょう。

個人情報であるため求職者の同意を得て行うことが重要です。同意後、リファレンス先として話を聞ける人の候補を出してもらい、連絡可否を確認してもらいましょう。

全ての同意が取れ、連絡先を取得し、リファレンスチェックに協力してもらう同意に漏れが無いことを確認できたら、リファレンスチェックの実施になります。

リファレンスチェックは、求職者のいない場で行うことになりますので、採用担当はリファレンス先に連絡をし、リファレンスチェックを行う日程調整をします。
リファレンスチェックの方法としては、電話やビデオ通話でのヒアリングや書面での質疑応答、WEBシステムを使った方法での実施などがあるため、自社に合った方法で行いましょう。

重要なのはリファレンスチェックの質問内容です。知りたい情報をまとめ、質問を決めましょう。
なお、リファレンスチェックが行われた後は実施した内容をレポートにまとめ、採用選考に携わる全ての人に共有するところまで漏れなく行うことが必要です。

採用を検討している企業がリファレンス先を探す場合

​​採用を検討している企業がリファレンス先を探す場合においても、まず企業側から求職者にリファレンスチェックの実施の意向と目的を説明します。この場合、求職者はリファレンスチェックが行われることに同意した後に特に行うことはありません。

企業は求職者から同意が得られた後、リファレンス先を探します。探す方法は、求職者の職務経歴書にある情報や企業サイト、SNSの情報などを辿って求職者の情報が得られそうな人を探します。
また、調査会社を利用してリファレンス先を探すという方法も一つの手段でしょう。なお、調査会社を活用する際はリファレンスチェックまでまとめて委託する場合が多いです。

リファレンス先を見つけたら採用担当が連絡をし、リファレンスチェックについての依頼をします。リファレンス先の同意が得られたら日程を調整し、リファレンスチェックを実施します。
ここから先の流れについては前述の「求職者がリファレンス先を紹介する場合」と同じです。企業はリファレンスチェックで質問する内容を決め、リファレンス先と約束した日にリファレンスチェックを行い、内容をレポートにまとめ、そのレポートを採用に携わる全ての人に共有します。

リファレンスチェックの質問項目

リファレンスチェックでは質問する内容がその後の採用活動に影響を及ぼします。そこで、代表的な質問項目である

・勤務状況や勤務態度

・コミュニケーションや人柄

・能力やスキル

について、何を聞いていくべきか解説していきます。

勤務状況や勤務態度

勤務状況や勤務態度の確認を行う際は、期間や役職、組織体系など、事実に沿っているかの確認を中心に行うと良いでしょう。

例えば

・勤務期間は〇年〇月~〇年〇月までと伺っていますが間違いありませんか。

・職務内容や役職、実績に間違いはありませんか。

・職場での働きぶりはどうでしたか。また遅刻や欠席などは多くありませんでしたか。

などといった質問です。

勤務期間や職務実績など、求職者の提出した書類や面接での内容に虚偽や誇張がないか確認します。
また、態度などはリファレンス先の個人評価が入らないよう、数字など定量的に回答できる質問が望ましいといえます。

コミュニケーションや人柄

コミュニケーション能力や人柄についての質問では、リファレンス先の担当者の主観が入りやすいもの、どのように見られてきたかという定性的な情報を得られる項目です。

代表的な質問としては

・周囲と適切にコミュニケーションを取れていましたか。

・チームと個人ではどちらで働くことが合っていると思いますか。

・求職者はどのような人物ですか。

・再び一緒に働きたいと思いますか。

などです。

第三者に確認することで、面接では分らない求職者の人物像を知ることができます。
人物像は質問した相手の主観的な情報になるため、一定差し引いて参考にする必要がありますが、それでも、どう見られやすいかという観点で参考にするとよいものです。

能力やスキル

能力やスキルについて質問する際は、事例を確認しながら質問することが重要です。

例えば

・長所や短所は何ですか。どのような場面で発揮していましたか?

・部下をどのように教育していましたか。

・問題やトラブルに対してどのように対処していましたか。

・リーダーシップはありましたか。

などです。

一緒に働いた第三者は実際にその能力やスキルが発揮された場面を知っているはずです。具体的な事例をヒアリングしながら、入社後に求めていたスキルが不足しているといったミスマッチの可能性を軽減できるよう、より具体的なヒアリングをおこないましょう。

リファレンスチェックで注意すべきこと

リファレンスチェックを実施する際、注意すべきことに

・本人の同意なしで実施すれば違法の可能性あり

・リファレンスチェックを鵜呑みにしすぎない

・個人情報の管理を適切に行う

という3つの点があります。

それぞれについて何を気をつけるべきか細かく説明していきます。

本人の同意なしで実施すれば違法の可能性あり

リファレンスチェックを実施する際は必ず事前に求職者本人の同意を得ることが必要です。リファレンスチェックは個人情報の開示を伴います。

2005年に施行された「個人情報保護法」により、本人の同意なしに個人情報を提供することは禁止されています。

そのためリファレンスチェックも求職者本人の同意を得て実施しなければ個人情報保護法に抵触し違法になる可能性があります。

求職者の同意を得るために、企業側はリファレンスチェックを実施する目的をしっかり説明して求職者の理解を得る必要があります。

リファレンスチェックを鵜呑みにしすぎない

リファレンスチェックでは面接や応募書類ではわからない求職者の情報を確認します。ですがその情報はあくまで選考の情報の1つとして参考にするようにし、鵜呑みにしないようにしましょう。

なぜならリファレンス先の紹介者の意見は絶対ではないからです。特に求職者が選定した紹介者の場合、求職者に悪い評価をしたがらない場合もあります。

また、勤務状況などの質問は事実の可能性が高いですが、例えばコミュニケーションや人柄といった質問に対しては紹介者の主観が入る可能性が高いです。

特に主観が入る情報については面接で聞いた内容の補足情報として捉える程度にとどめ、鵜呑みにしすぎないことが大切です。

個人情報の管理を適切にする

リファレンスチェックで得た求職者の個人情報は、個人情報保護法が適用されます。ですので個人情報保護法の規定を遵守し、適切に取り扱う必要があります。

そのために、企業側は社内で個人情報を取り扱うための体制を整える必要があります。特に採用に関係する部署において個人情報の取得や利用に関するルールの周知を行い、リファレンスチェックで得た個人情報が漏洩しないように厳重に注意しなくてはなりません。

リファレンスチェックを理由とした内定取り消しは違法か

リファレンスチェックを行った後、その結果を理由として内定取り消しを行う場合は注意が必要となります。

リファレンスチェックを理由に内定が取り消せる場合と取り消せない場合があるからです。リファレンスチェックを内定後に行う場合、内定により求職者と労働契約が成立しているので内定取り消しが認められる可能性は低いです。

トラブルを避けるためにもリファレンスチェックは内定前に行うようにしましょう。次に内定取り消しが認められる可能性が高いケースと内定取り消しが認められにくいケースについて紹介します。

内定取り消しが認められる可能性が高いケース

雇用契約は内定通知を行った時点で法的に成立しています。そのため内定の取り消しは解雇にあたります。

労働契約法第16条に「解雇は客観的に合意的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を乱用したものとして、無効とする」とあります。

ただし客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当であると認められる場合は解雇が認められる可能性があります。例えば

・経歴を偽っていたことが発覚した場合

・求人応募に必要な資格を保有していないにも関わらず保有していると記載した場合

・懲戒処分などの重大な処分を前職で受けていた場合

などは内定の取り消しが認められる可能性が高いです。

内定取り消しが認められにくいケース

内定の取り消しが認められにくいケースとしては例えば必要な資格は保有していたが、その資格を必要とする業務に携わる機会が少なかった場合などがあります。

この場合、応募に必要な資格は保持しており、ただ単に業務にあまり携わっていなかっただけということで、採用企業側が求めるレベルの業務経験でなかったにせよ、求職者が完全に虚偽の申告をしているわけではないので解雇の理由に当たらない可能性があります。その他にも、

・リファレンス先の依頼者の主観的な評価だけに基づいた内定取り消し

・人物像が面接の時と異なったという理由での内定取り消し

なとも内定取り消しが認められにくく、違法となる可能性が高いです。

まとめ

転職の増加や働き方の多様化により増えてきている中途採用。企業側は優秀な人材を採用することに目がいってしまいがちですが、早期離職などの採用のミスマッチは避けたいものです。これを防ぐ手段の1つとしてリファレンスチェックがあります。

本記事ではリファレンスチェックについて

・リファレンスチェックとは何か

・リファレンスチェックを行う目的

・リファレンスチェックのより企業が得るメリット

・リファレンスチェックのやり方

・リファレンスチェックについて注意すべき点

を紹介しました。採用のミスマッチを防ぎ、自社の求める人材を採用するためにはリファレンスチェックを導入してみるのも1つの対策となります。自社の採用活動をする際、本記事をお役立てください。